Deze Verwerkersovereenkomst (hierna: "Overeenkomst") maakt integraal onderdeel uit van de overeenkomst tussen:
- De Onderwijsinstelling (hierna: "Verwerkingsverantwoordelijke" of "Opdrachtgever"); en
- VoxxEdu, gevestigd te 's-Gravenzande, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [nog niet beschikbaar] (hierna: "Verwerker").
Verwerker levert een webapplicatie (SaaS) waarmee Opdrachtgever digitale toetsen kan aanbieden met spraakondersteuning en beeldherkenning. Bij het uitvoeren van deze dienst worden persoonsgegevens verwerkt in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).
Artikel 1 — Doel van de verwerking
1.1. Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het leveren van de overeengekomen dienst: het digitaal beschikbaar stellen, voorlezen en ondersteunen van toetsen.
1.2. Verwerker verwerkt geen persoonsgegevens voor eigen doeleinden, zoals marketing, profilering of het trainen van AI-modellen.
Artikel 2 — Categorieën persoonsgegevens
A. Gegevens van medewerkers (docenten en beheerders)
| Gegeven | Doel | Opslag |
|---|---|---|
| E-mailadres | Authenticatie, toegangsbeheer, licentiecontrole | Database (D1) |
| Rol (docent / beheerder / hoofdbeheerder) | Autorisatie en functiescheiding | Database (D1) |
| Laatste inlogtijdstip | Beheeroverzicht en activiteitcontrole | Database (D1) |
| Sessietoken | Actieve sessie in stand houden | Database (D1) + cookie |
| Verificatiecode (6 cijfers) | Eenmalige inlogverificatie via e-mail | Database (D1), max. 10 min geldig |
| E-mailadres bij toetsupload | Registreren wie een toets heeft aangemaakt | Database (D1) |
Let op: er worden geen namen, telefoonnummers of andere contactgegevens
opgeslagen. Bij inloggen via Single Sign-On (SSO) wordt uitsluitend het e-mailadres
opgehaald (scope: openid email).
B. Gegevens van leerlingen
Verwerker slaat geen persoonsgegevens van leerlingen op in een database. Er worden geen namen, leerlingnummers, BSN of accounts van leerlingen aangemaakt.
De volgende data wordt uitsluitend vluchtig ("in transit") verwerkt:
| Gegeven | Doel | Opslag |
|---|---|---|
| Pincode-verificatie | Toegangscontrole tot de toets | Anonieme cookie, max. 8 uur |
| Sessiestart-tijdstip | Handhaven van het tijdslot | Anonieme cookie, max. 8 uur |
| Geselecteerde toets-tekst | Omzetten naar spraak (Text-to-Speech) | Niet opgeslagen; direct doorgestuurd naar Google Cloud TTS |
| Screenshot van toetspagina | Beeldherkenning voor formules en afbeeldingen | Niet opgeslagen; direct doorgestuurd naar Google Gemini Vision |
Leerling-cookies bevatten geen persoonsgegevens en zijn niet herleidbaar tot een individu. Er worden geen IP-adressen of andere identificerende gegevens van leerlingen opgeslagen door de applicatie.
Artikel 3 — Bewaartermijnen
| Categorie | Bewaartermijn | Verwijdering |
|---|---|---|
| Toetsmateriaal (PDF's en metadata) | Tot afnamedatum + 2 dagen | Automatisch (code + R2-lifecycle van 60 dagen als vangnet) |
| Sessies (docent) | Maximaal 30 dagen | Automatische opschoning |
| Verificatiecodes | 10 minuten geldig, verwijderd na 1 uur | Automatische opschoning |
| Leerling-cookies | Maximaal 8 uur | Automatisch (cookie-expiry) |
| Gebruikersaccounts (docenten) | Duur van de overeenkomst | Door Opdrachtgever via beheerportaal, of bij beëindiging |
| API-verbruiksgegevens (TTS/Vision) | Onbepaald (geanonimiseerd: geen persoonsgegevens) | Betreft alleen aantallen tekens/tokens per model, niet herleidbaar |
Artikel 4 — Beveiliging
4.1. Verwerker treft de volgende technische en organisatorische maatregelen:
- Al het dataverkeer is versleuteld via TLS/HTTPS.
- Authenticatie via Single Sign-On (OAuth 2.0) met Microsoft en Google, of via eenmalige verificatiecode per e-mail.
- Sessietokens worden opgeslagen als HttpOnly, Secure, SameSite-cookies.
- Rolgebaseerde toegangscontrole (docent, beheerder, hoofdbeheerder).
- Toetsen zijn beveiligd met een pincode en optioneel een tijdslot.
- Automatische opschoning van verlopen data (sessies, codes, toetsen).
- Budgetbewaking met automatische blokkering bij overschrijding om ongecontroleerd gebruik te voorkomen.
Artikel 5 — Locatie van verwerking
5.1. Bestandsopslag (toets-PDF's en metadata) vindt plaats binnen de Europese Unie, via Cloudflare R2 met EU-jurisdictie.
5.2. De database (Cloudflare D1) wordt primair binnen de Europese Unie gehost. Cloudflare biedt aanvullende waarborgen via Standard Contractual Clauses (SCC) conform de AVG.
5.3. Verwerking door subverwerkers (zie Artikel 6) kan plaatsvinden buiten de EER, mits er passende waarborgen zijn getroffen (SCC, adequaatheidsbesluit of gelijkwaardige mechanismen).
Artikel 6 — Subverwerkers
Verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van de onderstaande subverwerkers. Verwerker garandeert dat met deze partijen verwerkersovereenkomsten of gelijkwaardige afspraken zijn gesloten.
| Subverwerker | Functie | Data | Locatie |
|---|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Hosting, database (D1), bestandsopslag (R2), CDN, beveiliging | Alle opgeslagen data | EU (opslag), globaal (CDN) |
| Google Cloud (Google LLC) | Text-to-Speech API, Gemini Vision API | Toets-tekst (max. 2000 tekens per verzoek), screenshots van toetspagina's | Globaal (Google Cloud) |
| Microsoft Corporation | Authenticatie (Entra ID / SSO), e-mailverzending (Graph API) | E-mailadres (SSO), verificatie-e-mails | Globaal / EU |
Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke vooraf over wijzigingen in subverwerkers. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht bezwaar te maken indien het beschermingsniveau onvoldoende wordt geacht.
Artikel 7 — AI en gegevensgebruik door derden
7.1. Verwerker maakt gebruik van de betaalde tiers (paid tier) van Google Cloud-diensten. Op de betaalde tier geldt dat ingevoerde data niet wordt gebruikt voor het verbeteren of trainen van AI-modellen van Google.
7.2. Bij Microsoft worden uitsluitend authenticatiegegevens en e-mailverzending verwerkt. Inhoud van e-mails wordt niet gebruikt voor AI-training.
7.3. Verwerker zelf gebruikt de verwerkte data niet voor het trainen van AI-modellen of enig ander doel dan het leveren van de overeengekomen dienst.
Artikel 8 — Cookies
De applicatie plaatst uitsluitend functionele cookies. Er worden geen tracking- of analytische cookies gebruikt.
| Cookie | Doel | Duur | Gebruiker |
|---|---|---|---|
teacher_session |
Ingelogde sessie docent/beheerder | Sessie of max. 7 dagen | Docent |
pin_verified_* |
Bevestiging pincode-invoer | Max. 8 uur | Leerling |
session_* |
Bijhouden starttijd toetssessie | Max. 8 uur | Leerling |
oauth_state / google_oauth_state |
CSRF-bescherming bij inloggen | Max. 10 minuten | Docent |
Artikel 9 — Rechten van betrokkenen
9.1. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het afhandelen van verzoeken van betrokkenen op grond van de AVG (inzage, correctie, verwijdering, overdraagbaarheid, bezwaar).
9.2. Verwerker verleent medewerking aan dergelijke verzoeken, voor zover dit binnen de technische mogelijkheden valt, binnen een redelijke termijn en zonder aanvullende kosten.
9.3. Verwerkingsverantwoordelijke kan via het beheerportaal zelf gebruikersaccounts (en daarmee alle gekoppelde gegevens) verwijderen.
Artikel 10 — Meldplicht datalekken
10.1. Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, over een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek).
10.2. De melding bevat, voor zover op dat moment bekend:
- De aard en omvang van de inbreuk.
- De categorieën betrokkenen en gegevens.
- De (waarschijnlijke) gevolgen.
- De genomen en voorgestelde maatregelen.
Artikel 11 — Geheimhouding
11.1. Verwerker behandelt alle persoonsgegevens vertrouwelijk en zorgt ervoor dat personen die toegang hebben tot de gegevens gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht.
Artikel 12 — Audit
12.1. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht een audit uit te (laten) voeren om naleving van deze Overeenkomst te controleren.
12.2. Een audit wordt minimaal twee weken vooraf aangekondigd, geschiedt op kosten van Verwerkingsverantwoordelijke en mag de bedrijfsactiviteiten van Verwerker niet onredelijk verstoren.
Artikel 13 — Looptijd en beëindiging
13.1. Deze Overeenkomst is geldig zolang Verwerker persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke.
13.2. Bij beëindiging van de dienstverlening verwijdert Verwerker alle persoonsgegevens binnen 30 dagen, tenzij wettelijke bewaarplichten zich hiertegen verzetten.
13.3. Op verzoek bevestigt Verwerker schriftelijk dat de verwijdering heeft plaatsgevonden.
Artikel 14 — Toepasselijk recht
14.1. Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
14.2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van de vestigingsplaats van Verwerker.
Deze verwerkersovereenkomst is een standaarddocument van VoxxEdu en is van toepassing op alle onderwijsinstellingen die gebruikmaken van de dienst. Voor vragen kunt u contact opnemen via info@voxxedu.nl.
Privacyverklaring van de Chrome-extensie: https://spraak.voxxedu.nl/privacy.